Adjoint (e) à l'administration

Description sommaire des tâches

L’adjoint(e) administratif(ve) apportera son soutien au directeur (e) de bureau en assurant la gestion des tâches administratives. Il ou elle offrira également une aide à l’ensemble de l’équipe pour la préparation de divers documents. La personne s’assurera que tous les travaux réalisés sont professionnels et effectués dans les délais requis. De plus, il ou elle sera responsable de l’accueil des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques ainsi que du bon entretien des lieux.

Rôle et responsabilités

Responsabilités principales

• Soutien administratif aux projets et propositions;
• Mise à jour de la base de données et ouverture de dossiers
• Corriger, mettre en page, numériser et imprimer divers documents (lettres, rapports, formulaires) selon les modèles et les gabarits associés à chaque livrable;
• Préparer les offres de services et documents liés aux appels d’offres
• Assembler, envoyer et faire signer les documents requis dans les délais prescrits
• Mettre à jour les CV, fiches de projets et documents de proposition
• Créer et organiser les dossiers papier et électroniques, assurer leur archivage
• Veiller à la conformité des documents selon la norme ISO
 

Gestion quotidienne du bureau

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
• Gérer la correspondance administrative (courrier, courriels, envois Purolator, etc.)
• Maintenir l’ordre et la propreté des lieux (bureaux, cuisine, coin café)
• Gérer l’inventaire des fournitures et effectuer les commandes au besoin
• Offrir un soutien occasionnel à la gestion de la base de données Google Earth
• Respecter en tout temps les politiques de qualité, de confidentialité et de sécurité de l’entreprise

Exigences du poste

Compétences recherchées :
• Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire;
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en bureautique ou domaine connexe;
• Excellente maîtrise du français (oral et écrit), anglais intermédiaire un atout;
• Très bonne capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais;
• Rigueur, autonomie, souci du détail et bon esprit d’équipe;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Informations supplémentaires

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