Adjoint(e) aux Chargés de projets (Rénovation/construction)

Description sommaire des tâches

L’Adjoint (e) de projet joue un rôle essentiel dans le bon déroulement des projets, en soutenant les chargés de projets et en contribuant à l'efficacité générale des opérations.

Rôle et responsabilités

Vérifier les devis en retard dans Xact, Symbility,en suivant les délais et en effectuant des relances en fonction des priorités établies.
Réaliser diverses analyses pour garantir l’atteinte des KPI (indicateurs clés de performance), en produisant des tableaux d’analyse qui seront partagés.
Mettre à jour les dates et informations pertinentes dans Symbility et Xact, et assurer une synchronisation fluide des données avec les autres systèmes de gestion.
Apporter un soutien constant aux chargés de projets pour la gestion des tâches administratives en général.
Effectuer les suivis nécessaires et déposer les documents dans PSA et Xact, selon les demandes des chargés de projets.
Réaliser des audits aléatoires pour vérifier que tous les documents requis (R24, rapports d’hygrométrie, satisfaction client, pièces justificatives, CLIC) sont correctement déposés.
Rechercher des matériaux spécifiques ou obtenir des soumissions de fournisseurs pour les chargés de projets, selon les besoins.
Effectuer un suivi rigoureux de la facturation mensuelle en suivant les prévisions mensuelles établies.
Rédiger des soumissions, mandater des plombiers et d’autres fournisseurs selon les besoins des chargés de projets (en priorité pour les urgences).
Créer et maintenir un tableau de suivi des dossiers amiante, en veillant à la conformité des ouvertures CNESST et CCQ.
Assister aux rencontres avec les assureurs, selon les besoins, pour fournir un soutien administratif et technique.
Apporter un support au département des opérations pendant les périodes de gestion de crises ou de CAT (catastrophes).
Exécuter toute autre tâche connexe demandée par la direction ou les chargés de projets, dans le but d’optimiser les processus internes et d’assurer la fluidité des opérations.

Exigences du poste

• DEP en secrétariat ou AEC en bureautique ou toute autre formation jugée pertinente.
• Un minimum de 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience dans le domaine de l’assurance et/ou après sinistre, de la construction, un atout
• Connaissance de base en lecture de plans.
• Excellente maîtrise du français à l’oral ainsi qu’à l’écrit et un anglais fonctionnel.
• Très bonne maîtrise de la suite office (Word, Excel, Outlook).

• Vous démontrez un grand sens de l’organisation.
• Vous aimez le domaine de l’après sinistre et de la construction parce que vous êtes dynamique et vous aimez le travail qui bouge.
• Vous savez gérer les priorités et prendre des initiatives.
• Une solution n’en attend jamais une autre, vous savez vous adapter rapidement.
• Vous êtes reconnu pour votre facilité à communiquer et votre esprit d’équipe.

Informations supplémentaires

• Type d’emploi : Temps plein, permanent, de jour (40h/semaine)
• Salaire : Entre $25.00 à $28.00 par heure, selon expérience et compétence
• Horaire offrant une flexibilité
• Assurance collective complète dès l’embauche
• Lieu de travail : Laval