Responsable à l'Administration et aux Finances

Description sommaire des tâches

Le responsable à l’administration et aux finances supervise l’ensemble des processus financiers, administratifs et organisationnels de Ville en vert. Il optimise les outils internes, accompagne la direction dans la structuration financière et administrative de l’organisme, soutient la reddition de comptes auprès des bailleurs de fonds et garantit la conformité légale.
Il agit comme personne-ressource clé dans la consolidation des pratiques internes.

Rôle et responsabilités

1. Gestion et structuration financières
• Élaborer et maintenir des outils de suivi budgétaire évolutifs par projet et pour l’organisme global.
• Développer des rapports de performance financière (KPI) : taux de réalisation budgétaire, écarts réels vs. prévus, coûts par projet, efficacité opérationnelle, etc.
• Construire et analyser des ratios financiers stratégiques.
• Assurer le suivi des flux financiers : Tenir à jour le registre de trésorerie, réaliser des outils de suivi pour les flux financiers et les budgets, préparer les prévisions coordination avec la comptabilité interne et externe.
• Définir et maintenir des protocoles de gestion financière internes : protocole de traitement des dépenses, cycle de gestion budgétaire, élaboration de protocole de suivi, guide de procédures financières internes.
• Appuyer la direction générale dans l’élaboration du budget annuel et les projections financières pluriannuelles.
• Participer à la préparation des audits financiers et assurer la transmission des documents nécessaires.
2. Coordination administrative opérationnelle
• Instaurer des procédures administratives : gestion documentaire, renouvellements de contrats, échéances légales.
• Développer et maintenir un calendrier organisationnel partagé incluant toutes les obligations administratives (REQ, CNESST, audits, renouvellements d’assurance, etc.).
• Gérer les contrats et ententes (partenaires, fournisseurs, assurances, baux).
• Suivre les demandes administratives ponctuelles (formulaires gouvernementaux, inscriptions, appels d’offres, autorisations diverses).
• Être interface administrative avec les services externes (comptables, avocats, assurances, banques).
• Soutenir la logistique organisationnelle : coordination de réunions, gestion des ressources matérielles, organisation d’événements internes (réunions stratégiques, AGA).
3. Appui stratégique à la gouvernance
• Accompagner la direction générale à la préparation des réunions du conseil d’administration : convocations, ordres du jour, préparation des documents, logistique.
• Assurer, en collaboration avec la direction générale, le respect des obligations légales de l’organisme: mise à jour des informations au REQ, suivi des politiques internes, mise en place de procédures associées, etc.
• Assurer les suivis organisationnels et appuyer la direction générale au respect des obligations légales de l’organisme.

Exigences du poste

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent et/ou toute discipline transférable.
• Excellente rigueur administrative et sens de l’organisation.
• Maîtrise avancée des outils numériques : Excel, Suite Microsoft 365, outils collaboratifs, logiciels comptables (QuickBooks).
• Expérience dans un OBNL ou dans le milieu communautaire est un atout.
• Connaissance des obligations légales d’un OBNL au Québec (REQ, CNESST, obligations statutaires) est un atout.
• Expérience en reddition de comptes à des bailleurs de fonds publics ou privés sont considérés comme atout.

Informations supplémentaires

• Très bonnes compétences analytiques et de synthèse.
• Autonomie, capacité à anticiper, souci du détail et respect des échéances.
• Capacité à naviguer dans un contexte multi source : subventions publiques, financements privés, projets communautaires.
• Très bonnes habiletés rédactionnelles en français.
• Capacité à interagir avec la direction, le CA et les partenaires externes.
• Une rémunération compétitive sera offerte selon l’expérience, de même qu’une gamme d’avantages sociaux incluants :
o Horaire flexible sur une base de 35 heures/semaine
o Modalité de travail hybride : présentiel à Ahuntsic-Cartierville/Montréal-Nord/Villeray-St Michel-Parc Extension + possibilité de télétravail partiel
o Environnement de travail humain, dynamique et engagé pour la transition socio-environnementale
o Assurances collectives
o 10 jours de congés personnels dès la première année
o Tarifs préférentiels sur les produits écologiques des boutiques l’Escale Verte et des potagers urbains
o Congés rémunérés pendant la période des fêtes de fin d’année
o Environnement bienveillant et esprit d’équipe et de collaboration.