Responsable à l’administration et aux finances

Description sommaire des tâches

Ville en vert est un organisme sans but lucratif engagé dans la transition socio-environnementale. Nous
travaillons à renforcer la résilience des territoires par des initiatives d’écocitoyenneté, de gestion des
matières résiduelles, d’agriculture urbaine, de verdissement, de saine alimentation, de mobilité et de
consommation écoresponsable. Travailler chez Ville en vert c’est :
• Rejoindre un organisme fort de 30 ans d’expérience, en pleine expansion
• Mettre en place des projets humains à fort impact local dans les communautés
• S’épanouir en mettant à profit ses talents dans une expérience collective et sociale marquante
Dans le cadre de notre développement, nous souhaitons intégrer à notre équipe une personne
rigoureuse et engagée, capable d’assurer une coordination administrative, financière et de
gouvernance de haut niveau, en appui stratégique à la direction générale et au conseil d’administration.

Rôle et responsabilités

1. Gestion et structuration financière
• Élaborer et maintenir des outils de suivi budgétaire évolutifs par projet et pour l’organisme global
• Développer des rapports de performance financière (KPI) : taux de réalisation budgétaire, écarts réels vs. prévus, coûts par projet, efficacité opérationnelle, etc.
• Construire et analyser des ratios financiers stratégiques
• Assurer le suivi des flux financiers : Tenir à jour le registre de trésorerie, réaliser des outils de suivi pour les flux financiers et les budgets, préparer les prévisions coordination avec la comptabilité
interne et externe
• Définir et maintenir des protocoles de gestion financière internes : protocole de traitement des dépenses, cycle de gestion budgétaire, élaboration de protocole de suivi, guide de procédures
financières internes
• Appuyer la direction générale dans l’élaboration du budget annuel et les projections financières pluriannuelles
• Participer à la préparation des audits financiers et assurer la transmission des documents nécessaires

2. Coordination administrative opérationnelle
• Instaurer des procédures administratives : gestion documentaire, renouvellements de contrats, échéances légales
• Développer et maintenir un calendrier organisationnel partagé incluant toutes les obligations administratives (REQ, CNESST, audits, renouvellements d’assurance, etc.)
• Gérer les contrats et ententes (partenaires, fournisseurs, assurances, baux)
• Suivre les demandes administratives ponctuelles (formulairesgouvernementaux, inscriptions, appels d’offres, autorisations diverses)
• Être interface administrative avec les services externes (comptables, avocats, assurances, banques)
• Soutenir la logistique organisationnelle : coordination de réunions, gestion des ressources matérielles, organisation d’événements internes (réunions stratégiques, AGA)

3. Appui stratégique à la gouvernance
• Accompagner la direction générale à la préparation des réunions du conseil d’administration :
convocations, ordres du jour, préparation des documents, logistique
• Assurer, en collaboration avec la direction générale, le respect des obligations légales de l’organisme: mise à jour des informations au REQ, suivi des politiques internes, mise en place de procédures associées, etc.
• Assurer les suivis organisationnels et appuyer la direction générale au respect des obligations légales de l’organisme

Exigences du poste

Compétences :
• Excellente rigueur administrative et sens de l’organisation
• Très bonnes compétences analytiques et de synthèse
• Maîtrise avancée des outils numériques : Excel, Suite Microsoft 365, outils collaboratifs, logiciels
comptables (QuickBooks)
• Très bonnes habiletés rédactionnelles en français.
• Autonomie, capacité à anticiper, souci du détail et respect des échéances.
• Capacité à naviguer dans un contexte multisource : subventions publiques, financements privés, projets communautaires.
• Capacité à interagir avec la direction, le CA et les partenaires externes.

Atouts :
• Expérience dans un OBNL ou dans le milieu communautaire.
• Connaissance des obligations légales d’un OBNL au Québec (REQ, CNESST, obligations
statutaires).
• Expérience en reddition de comptes à des bailleurs de fonds publics ou privés.

Informations supplémentaires

Le·la responsable à l’administration et aux finances supervise l’ensemble des processus financiers,
administratifs et organisationnels de Ville en vert.
Il·elle optimise les outils internes, accompagne la
direction dans la structuration financière et administrative de l’organisme, soutient la reddition de
comptes auprès des bailleurs de fonds et garantit la conformité légale.
Il·elle agit comme personne-ressource clé dans la consolidation de nos pratiques internes.