Responsable-administration et finance

Description sommaire des tâches

La personne titulaire du poste assiste la direction générale à la gestion administrative, financière et comptable de l’organisation. Travaillant avec une personne en charge de la coordination administrative et une firme de comptable externe, la personne veille à l’intégrité des processus internes, au respect des obligations ainsi qu’à l’optimisation des pratiques de gestion.
Partenaire stratégique de la direction générale, elle contribue activement à la planification budgétaire, au suivi de la performance financière et à la prise de décision. Par son leadership, sa rigueur et sa capacité à mobiliser l’information financière et opérationnelle, elle contribue à l’efficacité, à l’amélioration continue des processus et à l’atteinte des objectifs stratégiques.

Rôle et responsabilités

FONCTIONS PRINCIPALES
Gestion financière et comptable
• Soutenir la direction générale dans l’analyse et le suivi de la situation financière de l’organisation et formuler des recommandations ;
• Agir à titre d’interlocuteur principal auprès de la firme comptable et assurer la coordination des travaux comptables ;
• Superviser la gestion de la trésorerie, les prévisions financières et le contrôle budgétaire, en accompagnement aux gestionnaires ;
• Élaborer, suivre et mettre à jour les budgets annuels de l’organisation, en collaboration avec la direction ;
• Coordonner la préparation des documents requis pour les séances du CA et pour la vérification annuelle, et assurer le lien avec les vérificateurs externes ;
• Superviser et valider les opérations comptables courantes : facturation, comptes payables et recevables, conciliations, processus de fin de mois et autres activités connexes ;
• Superviser l’inventaire et les contrats de gestion des outils et infrastructures informatiques, et des outils de télécommunication, ainsi que certaines ententes de services avec les clients.

Administration générale
• Participer aux demandes de financement (subventions, prêts, commandites), assurer leur conformité et contribuer à la préparation des dossiers (appui à la rédaction) ;
• Effectuer le suivi des projets financés et participer aux exercices de reddition de comptes ;
• Assurer la gestion documentaire et la cohérence des pratiques d’archivage (la MDD utilise SharePoint) ;
• Contribuer à l’élaboration, la mise à jour et l’application des plans d’action, politiques, procédures et outils relevant de son secteur ;
Et toutes autres tâches connexes.

Exigences du poste

PROFIL RECHERCHÉ
Nous cherchons une personne reconnue pour sa rigueur, son esprit d’analyse, son jugement et sa capacité à transformer les données financières en information stratégique.
Dotée d'une vision globale de l’organisation, elle comprend les enjeux opérationnels et financiers et agit comme une ressource-conseil auprès de la direction et des gestionnaires. Elle sait établir des priorités, proposer des solutions pragmatiques et accompagner le changement.
Autonome et proactive, elle fait preuve d’initiative, d’adaptabilité et d’un grand sens des responsabilités. Elle apprécie le travail collaboratif, accueille les recommandations avec ouverture, est en mesure de les bonifier lorsque nécessaire. Elle vise l’amélioration continue de l’organisation.

Formation et expérience
• Combinaison d’un minimum de trois (3) ans d’expérience, et de formations en administration, gestion, comptabilité, ou tout domaine pertinent à l’emploi ;
• Expérience dans la gestion des contrats de services, la gestion des outils informatiques ;
• Pratique professionnelle dans le milieu des organismes à but non lucratif ;
• Sensibilité aux enjeux environnementaux et de justice sociale ;
• Expérience dans la gestion de subventions et la reddition de comptes (atout).
Compétences techniques
• Excellente maîtrise des principes budgétaires, des états financiers, de la gestion de trésorerie et des processus comptables
• Très bonne connaissance de Microsoft 365 (incluant les tableaux croisés dynamiques sur Excel et les outils d’analyse) et de SharePoint ;
• Capacité à élaborer des tableaux d’analyse financière, des indicateurs de gestion et des résumés décisionnels ;
• Connaissance de QuickBooks, ou d’autres logiciels comptables ;
• Atout : Connaissance des outils d’analyse et d’informatique décisionnelle (BI) ;
• Atout : Connaissance des principes de gestion et des outils informatiques ;
• Atout : Expérience dans le secteur immobilier et des baux de location.