Spécialiste en soutien administratif

Description sommaire des tâches

Vous avez un intérêt pour l'environnement et souhaitez apporter votre contribution dans des projets environnementaux !

Viens faire partie de l'équipe Terrapex environnement. Nous somme une firme de consultants multidisciplinaires en environnement et géotechnique. Fondée en 1995, Terrapex s’est rapidement taillé une excellente réputation comme consultant et entrepreneur dans le domaine de l’environnement grâce à l’écoute et à la compréhension des besoins du client, à l’intégrité, au service personnalisé et à une approche pratique, le tout jumelé à une solide expertise technique.

Avantages à travailler chez Terrapex
Parmi les programmes offerts aux employés, nous proposons :

- Assurance collective;
- Congés mobiles (5);
- Salaire compétitif;
- Flexibilité d’horaire;
- Conciliation Famille-Travail;
- REER collectif;
- Contribution de Terrapex à votre REER;
- Programme d’aide aux employés;
- Formation continue;
- Stationnement sur place;
- Un milieu de travail convivial et dynamique.

Rôle et responsabilités

Sous la supervision du directeur de bureau, la ou le spécialiste en soutient administratif assure un soutien essentiel à la direction et à l’équipe. Il ou elle participe activement à la gestion des tâches administratives, à la coordination des projets et au bon fonctionnement des opérations quotidiennes du bureau.

Responsabilités principales

Soutien administratif aux projets et propositions
- Corriger, mettre en page, numériser et imprimer divers documents (lettres, rapports, formulaires)
- Préparer les offres de services et documents liés aux appels d’offres
- Assembler, envoyer et faire signer les documents requis dans les délais prescrits
- Mettre à jour les CV, fiches de projets et documents de proposition
- Créer et organiser les dossiers papier et électroniques, assurer leur archivage
- Veiller à la conformité des documents selon la norme ISO

Gestion quotidienne du bureau
- Assurer une présence au bureau durant les heures d'ouvertures
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
- Gérer la correspondance administrative (courrier, courriels, envois Purolator, etc.)
- Maintenir l’ordre et la propreté des lieux (bureaux, cuisine, coin café)
- Gérer l’inventaire des fournitures et effectuer les commandes au besoin
- Offrir un soutien occasionnel à la gestion de la base de données Google Earth
- Respecter en tout temps les politiques de qualité, de confidentialité et de sécurité de l’entreprise

Exigences du poste

Compétences recherchées :
- Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en bureautique ou domaine connexe
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit), anglais intermédiaire un atout
- Très bonne capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais
- Rigueur, autonomie, souci du détail et bon esprit d’équipe
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio)
- Il nous fera grand plaisir de vous lire et de communiquer avec nous si votre profil correspond à notre besoin.